NIP na fakturze w WooCommerce — jak zbierać dane do faktury w sklepie

Dlaczego domyślna kasa WooCommerce nie wystarcza

Standardowe pola rozliczeniowe WooCommerce zbierają imię, nazwisko, adres i e-mail — czyli dane do wysyłki i kontaktu. Nie ma wśród nich pola na NIP ani pytania, czy klient w ogóle potrzebuje faktury. W sklepie sprzedającym firmom to realny problem: część klientów B2B dopisuje NIP w polu uwag, część wysyła go mailem po zakupie, a część zakłada, że „sklep sam wie". Każdy z tych wariantów kończy się ręcznym dopisywaniem danych do faktury i ryzykiem literówki w dokumencie, który trafi do księgowości.

Problem narasta wraz z liczbą zamówień firmowych. Przy kilku fakturach miesięcznie dopiski w uwagach da się ogarnąć ręcznie; przy kilkudziesięciu stają się codzienną, powtarzalną pracą, którą najlepiej wyeliminować u źródła — w kasie.

Co powinna zebrać kasa od klienta firmowego

Minimalny, sensowny zestaw danych do faktury w polskim sklepie to:

zaznaczenie „potrzebuję faktury" — żeby pole NIP pojawiało się tylko klientom firmowym, a nie spowalniało zakupy klientów prywatnych,
NIP z walidacją — sprawdzenie formatu, długości i sumy kontrolnej odrzuca literówki jeszcze w kasie, zanim numer trafi na fakturę (więcej: walidacja NIP w WooCommerce),
nazwa firmy — zwykle już jest w polach WooCommerce, trzeba ją tylko powiązać z danymi do faktury,
e-mail do e-faktury — adres, na który ma trafić gotowy dokument, często inny niż mail zamówienia.

Wszystkie cztery elementy zbiera darmowa wtyczka Yzukar B2B Invoice Fields — w kasie klasycznej i blokowej (więcej o tym drugim wariancie: dane do faktury w blokowej kasie).

Gdzie te dane trafiają po zakupie

Zebranie danych to połowa pracy — druga połowa to ich wykorzystanie. NIP pojawia się jako osobna kolumna na liście zamówień (także przy włączonym HPOS), więc od razu widać, które zamówienia są firmowe i którym brakuje danych. Z poziomu panelu sklepu można też wyeksportować zamówienia do CSV i przekazać plik księgowej — szczegóły: eksport zamówień do CSV dla biura rachunkowego. Wersja Pro dodaje profile eksportu pod polskie programy księgowe i akcje masowe.

Ważne: to nie jest program do fakturowania ani integracja z KSeF. Wtyczka nie wystawia faktur, nie wysyła nic do Krajowego Systemu e-Faktur i nie sprawdza NIP w rejestrze VAT ani na białej liście. Porządkuje dane wejściowe kontrahenta, żeby faktura wystawiana dalej — w programie księgowym albo przez biuro — miała komplet poprawnych danych.

Pełny opis funkcji, zrzuty ekranu i cennik znajdziesz na stronie głównej.

Zacznij trial 14 dni — bez karty Pobierz wersję darmową z WordPress.org